Veröffentlicht in Warenwirtschaft — 6/19/2024
Warenwirtschaftssystem: Herzstück des digitalen Handels - Definition, Beispiele & Lösungen
Geschäftsführer
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Definition und Bedeutung eines Warenwirtschaftssystem im Geschäftskontext
Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Softwarelösung, die zur Verwaltung und Optimierung der gesamten Warenflüsse innerhalb eines Unternehmens dient. In einer Warenwirtschaftslösung werden zum Beispiel alle Prozesse, die mit Einkauf, Lagerhaltung, Produktion, Vertrieb und Verkauf von Waren verbunden sind, abgebildet. Ziel eines Warenwirtschaftssystems ist es, den Material- und Informationsfluss effizient zu steuern und gesamten Prozesse entlang der Wertschöpfungskette effizient abzubilden.
Die Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems beinhalten die Bestandsführung, den Einkauf, die Lagerverwaltung, den Verkauf und das Artikelmanagement. Damit ist gemeint, dass die Lagerbestände verwaltet und überwacht werden, die Bestellungen gemanagt und nachverfolgt, die Stammdaten von Lieferanten, Kunden und Waren gepflegt werden und Kundenaufträge abgewickelt werden. Ein gut implementiertes Warenwirtschaftssystem hilft Unternehmen, Bestände zu optimieren, Lieferzeiten zu verkürzen, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Moderne Warenwirtschafs Lösungen haben außerdem die Möglichkeit externe Systeme wie zum Beispiel einen Shopify Onlineshop oder die DATEV Buchhaltung via integrierte Schnittstellen anzubinden dadurch eine nahtlose und umfassende Geschäftsprozesssteuerung zu ermöglichen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Warenwirtschaft können Unternehmen ihre Effizienz steigern und wettbewerbsfähiger agieren.
Die zentralen Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems in modernen Unternehmen
Die Warenwirtschaft spielt eine zentrale Rolle in modernen Unternehmen, weil sie die effiziente Verwaltung und Steuerung von Warenflüssen sicherstellt. Sie bildet die Basis aller logistischen Prozesse und ist wichtig für eine effiziente Bestandsplanung und die Sicherstellung einer pünktlichen Lieferung an Kunden.
Ein vollintegriertes Warenwirtschaftssystem ermöglicht es Unternehmen, genaue Bestandsdaten in Echtzeit zu überwachen, was zu einer besseren Planung und schnelleren Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen führt. Durch Planungstools wird die Beschaffung bestens unterstützt, weil der Bedarf genau prognostiziert werden kann und so Über- oder Unterbestände minimiert werden können.
Durch die Verbindung aller Unternehmensbereiche wie zum Beispiel Vertrieb, Produktion oder Buchhaltung kreiert das Warenwirtschaftssystem eine transparente und nahtlose Kommunikation innerhalb eines modernen Unternehmens. Durch eine bestmögliche Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen werden Geschäftsprozesse optimiert.
In einer zunehmend globalisierten und wettbewerbsintensiven Wirtschaft ist die Rolle des Warenwirtschaftssystems für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung. Alles in allem hilft eine vollintegrierte Warenwirtschaft Kosten zu minimieren, Lieferketten zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern, weil sie dafür sorgt, dass die richtigen Artikel zum idealen Zeitpunkt am richtigen Sales Point verfügbar sind.
Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems
Der Modell-/Artikelstamm ist das Herzstück der Warenwirtschaft und versorgt alle anderen Programme mit den für sie wichtigen Informationen. Hier werden alle artikelspezifischen Details eingepflegt und verwaltet. Zum Beispiel wird hier die Materialzusammensetzung des Artikels angelegt, die später für die Produktion oder den Einkauf und auch den Zoll maßgeblich ist.
Die Auftragserfassung bildet die weitere Grundlage für die spätere Einkaufs- oder Produktionsplanung. Sowohl Vororder- als auch Nachorderaufträge werden hierüber erfasst.
Zu unterscheiden ist nun zwischen Einkaufs- und Bestellwesen. Kauft ein Unternehmen seine Ware ein (Großhandel) werden nun die Bestellungen an die jeweiligen Lieferanten übermittelt. Produziert ein Unternehmen seine Artikel selbst (Fertigung) werden die Aufträge an die Produktionsstätten übergeben, Materialbedarf ermittelt, Materialien bestellt und schließlich die Ware produziert.
Die Lagerverwaltung bucht die ankommenden Wareneingänge, lagert die Waren ein und verteilt sie auf die Kundenaufträge, um sie anschließend in den Versand zu geben.
Begleitet werden alle Prozesse von den entsprechenden Druckprogrammen (Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc.) und Auswertungstools, mit denen sich der User gewünschte Reportings erstellen kann.
Auswahl des besten Warenwirtschaftssystems
Vergleichskriterien für Warenwirtschaftssysteme
Um das beste Warenwirtschaftssystem für das eigene Unternehmen zu finden, sollte man zunächst die spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse analysieren. Hierbei sind Größe des Unternehmens, Art der Produkte und Integrationserfordernisse mit anderen Systemen wie zum Beispiel Onlineshop zu berücksichtigen. Für die Modebranche ist die Möglichkeit einen Artikel mit seinen Varianten anzulegen (Farbe x Größe) unerlässlich und sollte unbedingt von der Warenwirtschaftslösung abbildbar sein. Ein sorgfältig ausgewähltes System passt sich Ihren Bedürfnissen an und wächst gemeinsam mit dem Unternehmen.
Außerdem kann es ein Vorteil sein, wenn der Anbieter des Warenwirtschaftssystems zusätzliche Produkte anbietet (eigener B2B Shop, Ipad App für den Vertrieb, eigener EDI Konverter etc.).
Beispiele in der Anwendung eines Warenwirtschaftssystems für verschiedene Geschäftsmodelle
Hier finden sie mehrere Beispiele von Unternehmen, die das Warenwirtschaftssystem von prodress schon benutzen.
Durch den klaren Branchen Fokus beschränkt sich der Vergleich von Warenwirtschaft Beispielen auf wenige relevante Anbieter.
Zukunft der Warenwirtschaftssysteme
Trends und Innovationen der Warenwirtschaft
Die Automatisierung von Prozessen durch ein Warenwirtschaftssystem wird dazu führen, dass repetitive Aufgaben, wie die Bestandsverwaltung oder die Auftragsabwicklung, immer mehr automatisiert werden. Als Folge werden Prozesse effizienter und menschliche Fehler minimiert.
Durch die Künstliche Intelligenz (KI) werden immer fortschrittlichere Datenanalysen möglich, die präzisere Prognosen und bessere Entscheidungsfindung unterstützen werden.
Durch intelligente Algorithmen werden Nachfrageschwankungen immer genauer vorhergesagt und die Bestellmengen dadurch optimal berechnet.
Somit werden auch Warenwirtschaftssysteme fortschrittlicher und können Ihr Unternehmen weitgehender unterstützen.
Anpassungsfähigkeit und Wachstum der Warenwirtschaftssysteme
KI und Automatisierung wird dazu führen, dass ein Warenwirtschaftssystem immer proaktiver wird, schneller reagieren kann und so optimal auf Kundenwünsche eingegangen werden kann, was langfristig die Zufriedenheit der Kunden enorm steigern kann.
Unternehmen sollten die KI und Automatisierung positiv für sich nutzen, indem sie ihre Anpassungsfähigkeit erhöhen und dadurch wettbewerbsfähiger werden.